النظام المحاسبي للجمعيات التعاونية السكنية (ودليل الحسابات الملحق بالنظام المالي) - ضمن الأنظمة الموحدة لجهات قطاع التعاون السكني الصادرة بالقرار 578 لعام 2008

تعاريف: اسم الجمعية: الجمعية التعاونية السكنية. الدورة المالية: هي دورة السنة المالية. المجلس: مجلس إدارة الجمعية التعاونية السكنية.

يهدف النظام المحاسبي إلى: 1ـ إظهار المركز المالي الحقيقي للجمعية. 2ـ معرفة تكلفة كل مشروع من مشاريع الجمعية في كل مرحلة من مراحل الدراسة والتنفيذ حتى الوصول إلى التكلفة الإجمالية.

تقسم الحسابات المفتوحة لدى الجمعية إلى حسابات إجمالية وحسابات فرعية وحسابات مشتقة. 1ـ الحساب الإجمالي: وهو حساب رئيسي يمثل مجموعة معينة من الحسابات الفرعية التي يتضمنها دفتر أو بطاقات الأستاذ المساعد الواحد أو الذي يشمل حسابًا واحدًا له أهمية خاصة، وتدون الحسابات الإجمالية في دفتر أو بطاقات الأستاذ العام. 2ـ الحساب الفرعي: وهو فرع من الحساب الإجمالي ويمثل عادة حساب النفقة أو مادة معينة أو شخصًا معينًا، وتدون الحسابات الفرعية في دفتر أو بطاقات الأستاذ المساعد. 3ـ ويمكن عند الاقتضاء توزيع الحسابات الفرعية إلى حسابات مشتقة، وذلك تبعًا لخصائص كل حساب. 4ـ تحدد الحسابات الفرعية والإجمالية والمشتقة وفق المنهاج المحاسبي المرفق بهذا النظام.

تمسك حسابات الجمعية وفق أصول المحاسبة التجارية ومحاسبة التكاليف بطريقة القيد المزدوج.

يعتبر كل مشروع من مشاريع الجمعية وحدة حسابية مستقلة ويفرد له حساب تكلفة رئيسي خاص به، وتسجل في هذا الحساب العمليات المحاسبية بشكل إجمالي، ويعاون الحساب الإجمالي حسابات فرعية تسجل فيها تفاصيل القيد الإجمالي بعد تحليله إلى وحدات أو أجزاء، ويظهر حساب المشروع الإجمالي في دفتر الأستاذ العام وحساباته الفرعية في بطاقات الأستاذ المساعد.

نموذج على سبيل المثال: تفاصيل تكلفة أحد المشاريع: 1ـ قيمة أرض المشروع. 2ـ الدراسات الفنية والتنفيذية: أ ـ المخططات المعمارية والإنشائية. ب ـ المخططات الكهربائية. ج ـ المخططات الصحية. د ـ مخططات التدفئة. هـ ـ دراسات التربة. و ـ دراسات فنية أخرى. ز ـ بحوث خاصة. ح ـ رسم وخرائط. 3ـ المواد الأولية (كل مادة على انفراد): أ ـ المادة. ب ـ عمولات. ج ـ نقل. د ـ تأمين. هـ ـ رسوم جمركية وغيرها. و ـ نفقات أخرى. 4ـ أجور تنفيذ بناء الهيكل، ويجري تجزئتها حسب الضرورة. 5ـ أجور تنفيذ إكمالات البناء، ويجري تجزئتها حسب الضرورة. 6ـ النفقات المباشرة: أ ـ الكهرباء. ب ـ المياه. ج ـ الهاتف. د ـ إيجارات المستودعات ومكاتب العمل. هـ ـ الإعلانات. و ـ محروقات الآليات. ز ـ استهلاك آليات المشروع. ح ـ تأمين آليات ومباني عمال المشروع. ط ـ صيانة وإصلاح الآليات. ي ـ فائدة الأموال المستجرة من غير المستفيدين. ك ـ نفقات أخرى. 7ـ أ ـ أجور جهاز الإشراف الفني. ب ـ أجور إشراف الجهاز الإداري. 8 ـ 1% واحد بالمئة من كلفة المشروع الإجمالية لصالح احتياطي النفقات الإدارية.

توزع كلفة المشروع على المساكن والمنشآت غير السكنية التي يتألف منها المشروع وفق المادة (77) من النظام الداخلي.

عند تنفيذ المشاريع عن طريق التعهد تطبق المادة السادسة المتعلقة بتحليل النفقات باستثناء البنود 3، 4، 5 من المادة المذكورة حيث يستعاض عنها بحسابات خاصة للمتعهدين كل على حدة بالإضافة إلى ما تقدمه الجمعية من مواد.

بعد التوصل إلى الكلفة الإجمالية للمشروع بعد إنجازه وتحميله سائر النفقات الخاصة به يغلق حساب المشروع وفروعه بحساب إجمالي للمساكن الجاهزة والمنشآت غير السكنية وفق المادة (79) من النظام الداخلي.

عند توزيع هذه المساكن على الأعضاء بعد تحديد قيمة كل منها تسجل كلفة هذه المساكن بالجانب الدائن من حساب المساكن الجاهزة والجانب المدين من حساب كل عضو.

الموجودات الثابتة.

أ ـ يكون حساب العضو مدينًا بقيمة مسكنه وفوائد الاستجرار بنسبة ما يخصه من القرض إلى إجمالي القرض، والجانب الدائن من حسابه يسجل فيه جميع مدفوعاته المتعلقة بهذا المسكن ورأسمال القرض الذي حصلت عليه الجمعية من أجله، وبذلك يغلق حساب العضو ويفتح حساب جديد بعنوان قرض العضو يكون مدينًا بمقدار القرض وفوائده ودائنًا بالأقساط الشهرية التي يسددها العضو. ب ـ يتحمل العضو في حال تأخره عن تسديد التزاماته المالية (الدفعات النقدية، فوائد الاستجرار، أقساط القرض وفوائده) فائدة تأخير مقدارها 9% لصالح احتياطي النفقات الإدارية مع عدم الإخلال بأحكام الفقرة (د) من المادة 23 من قانون التعاون السكني.

تتألف دفاتر الجمعية: أ ـ سجلات محاسبية وتقسم إلى مجموعتين: المجموعة الأولى وهي: 1ـ دفتر اليومية العامة. 2ـ دفتر أو بطاقات الأستاذ العام. 3ـ دفتر الجرد والميزانية. المجموعة الثانية وهي: 1ـ دفتر أو بطاقات الأستاذ المساعد. 2ـ دفتر الصندوق. ب ـ دفاتر إحصائية وإدارية وهي: 1ـ سجل العضوية. 2ـ دفتر محاضر الجلسات. 3ـ دفتر الصادرة والواردة. 4ـ دفتر الآلات والأجهزة. 5ـ دفتر الأثاث ووسائط النقل. 6 ـ دفتر العقود. 7ـ دفاتر أخرى حسب الحاجة. ج ـ يجب أن ترقم السجلات والدفاتر التالية: سجل العضوية، سجل اليومية العام، دفتر محاضر الجلسات، دفتر الصادر، دفتر الوارد، دفتر الصندوق، وأن يصادق على عدد صفحاتها من قبل الوزارة وأن تمهر جميع الصفحات بخاتمها قبل البدء بالتسجيل فيها. د ـ يجب أن تؤشر السجلات المالية والحسابية من قبل مراجع الحسابات في نهاية كل سنة مالية بعد قفل الحسابات وتثبيت الميزانية الختامية في الصفحة الأخيرة لحسابات السنة المالية والمحاسبية المنتهية.

اليومية العامة: وهي عبارة عن سجل ذي أربعة حقول على الأقل منها اثنان للحسابات الإجمالية واثنان للحسابات الفرعية، يرقم هذا الدفتر بأرقام متسلسلة وتسجل فيها العمليات الحسابية من واقع مذكرة القيد حسب التسلسل التاريخي للعملية، وبالإمكان اقتصار القيد في سجل اليومية على الحسابات الإجمالية وترك الحسابات المساعدة والفرعية إلى دفتر الأستاذ المساعد، كما تشمل صفحة اليومية على حقول جانبية في الجهة اليسرى تستعمل للتاريخ ورقم العملية ورقم مذكرة القيد ورقم صفحة الأستاذ وغيرها حسب الضرورة. تجمع صفحات اليومية وتقطع في نهاية الشهر لمطابقة هذا المجموع مع ميزان المراجعة الشهري. أما مذكرة القيد التي هي أساس القيد المحاسبي والتي من واقعها يتم الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام ودفتر أو بطاقات الأستاذ المساعد فهي على درجة من الأهمية، الأمر الذي يحتم تنظيمها بدقة وعناية فيها تظهر الحسابات الإجمالية والحسابات الفرعية والمشتقة. هذه المذكرة يجب أن تحتوي على ستة حقول اثنان منها للحسابات الإجمالية واثنان للحسابات الفرعية واثنان للحسابات المشتقة إضافة إلى حقول أخرى للبيان ورقم صحيفة الأستاذ ورقم صحيفة اليومية العام ورقم العملية، وهذه المذكرة ترقم بأرقام متسلسلة وتحمل تاريخ العملية ويجمع حقلا الحسابات الإجمالية في نهاية المذكرة، وبالإمكان تخصيص مذكرة قيد لكل عملية حسابية أو إدراج عدة عمليات في مذكرة واحدة بقيد مفرد أو قيد مركب.

دفتر أو بطاقات الأستاذ العام. 1ـ يخصص دفتر أو بطاقات الأستاذ العام للحسابات الإجمالية الواردة في المنهاج المحاسبي بحيث يخصص لكل حساب إجمالي صفحة أو بطاقة أو أكثر حسب الحاجة، ويجري ترحيل الحسابات إليها من دفتر اليومية العامة أو مذكرة القيد. 2ـ يجب أن يكون مجموع جانبي الحسابات الإجمالية الواردة في دفتر الأستاذ العام أو بطاقات الأستاذ العام متطابقين وبالتالي مساويين لمجموع دفتر اليومية العام في تاريخ معين بعد إتمام عملية القيد والترحيل. 3ـ يسطر دفتر أو بطاقات الأستاذ وفق حاجة الجمعية.

دفتر الجرد والميزانيات ويدون في هذا الدفتر ما يلي: 1ـ موازين المراجعة الشهرية. 2ـ قوائم عمليات الجرد السنوي. 3ـ الميزانية العمومية وملحقاتها.

دفتر بطاقات الأستاذ المساعد. 1ـ تخصص دفاتر أو بطاقات الأستاذ المساعد من أجل تحليل الحسابات الإجمالية إلى حسابات فرعية كما يجوز أن تقسم الحسابات الفرعية إلى حسابات مشتقة، ويلحق كل حساب فرعي بإحدى الحسابات الإجمالية وفق المنهاج المحاسبي. 2ـ تمسك دفاتر أو بطاقات الأستاذ المساعد بحيث يخصص لكل حساب صفحة أو بطاقة أو أكثر، ويجب أن يقابل مجموع الحسابات الفرعية وأرصدتها مجموع حركة الحساب الإجمالي العائد له ورصيده، وأن يقابل مجموع الحسابات المشتقة مجموع حركة الحساب الفرعي العائد له ورصيده. 3ـ ترحل العمليات يوميًا إلى دفاتر أو بطاقات الأستاذ المساعد بالاستناد إلى مذكرات القيد.

يومية الصندوق وتمسك من قبل أمين الصندوق، وتسجل فيها عمليات القبض والصرف استنادًا للوثائق المؤيدة لها وفقًا لما هو موضح في النظام المالي.

سجل العضوية: ويمسك من قبل أمين السر ويحتوي هذا السجل على أسماء الأعضاء ومقدار أسهمهم وعناوينهم الكاملة ومهنتهم وتاريخ القبول والمسكن المخصص لهم وكلفته المقدرة والنهائية ومقدار القرض وجميع الوقوعات التي تحصل أثناء عضويتهم في الجمعية.

تمسك الدفاتر الإحصائية بغية تنظيم أمور الجمعية الإدارية وضبط حركة الأموال الثابتة والمنقولة وتعتبر إحدى المراجع الأساسية لعمليات الجرد ومراقبة أموال الجمعية.

تعتبر مذكرة القيد أساسًا لإجراء أي قيد محاسبي وترحيله للسجلات.

يجب أن يظهر في مذكرة القيد كل من الحساب الإجمالي والفرعي والمشتق المدين والدائن وبيان تفصيلي عن العملية وفقًا لما ورد في المادة 14 من هذا النظام.

تعتبر أوامر الصرف والدفع والقبض ومذكرات تحريك الأموال وإشعارات المصرف وكتب التحويل من المستندات التي تنظم على ضوئها مذكرات الإدخال والإخراج وما يتعلق بها من ثبوتيات كضبوط الاستلام والفواتير، أساسًا في إجراء القيود المتعلقة بشؤون المستودعات، وبصورة عامة كل ثبوتية تتضمن تسوية محاسبية معينة موقعة حسب الأصول.

عندما تنفذ المشاريع عن غير طريق المتعهد يتم تسليم المواد المشتراة بإحدى وسائل الشراء إلى أمين المستودع بموجب ضبط استلام ينظم من قبل لجنة استلام ويحوي المعلومات التالية: 1ـ نوع البضاعة ومواصفاتها. 2ـ الوحدة. 3ـ الكمية. 4ـ السعر الإفرادي. 5ـ القيمة الإجمالية. 6ـ توقيع أعضاء لجنة الاستلام.

ينظم أمين المستودع مذكرة إدخال بالمواد المستلمة تحوي نفس المعلومات السابقة.

من واقع مذكرات الإدخال تسجل المواد في سجل المستودع الذي يحتوي على صفحة للإدخالات وأخرى للإخراجات.

يتم إخراج المواد من المستودع بموجب مذكرة إخراج يذكر فيها المعلومات اللازمة وأسماء مستلمي المواد وتواقيعهم على استلامها.

ينظم لكل مادة بطاقة خاصة بها تسجل فيها الحركة من إدخال وإخراج.

ترسل إلى المحاسبة نسخة من مذكرة إدخال وإخراج المواد الإنشائية الخاصة بالمشاريع مع ثبوتياتها لإجراء القيد المحاسبي وتحميل المشروع بقيمة هذه المادة.

يتم جرد المستودع في نهاية كل سنة مالية من قبل لجنة جرد تشكل من قبل المجلس وتتألف من ثلاثة أعضاء بينهم عضو من المجلس واثنان من المستفيدين أحدهما عضو لجنة المشروع.

تستهلك المواد التالفة بقرار من المجلس بناء على محضر الجرد ويجري ترقين قيدها في سجلات وبطاقات المستودع استنادًا لهذا القرار، وينظم بالمواد المراد ترقين قيدها جدول يتضمن الكمية والقيمة الدفترية لهذه المواد وأسباب استهلاكها، وبعد ترقين القيد ترسل نسخة من الجدول إلى المحاسبة لإجراء القيد حسب الأصول.

تنظم في نهاية كل شهر: 1ـ ميزان مراجعة الحسابات الإجمالية. 2ـ ملاحق تفصيلية بالحسابات الفرعية والمشتقة.

يطابق حساب رصيد الصندوق في نهاية كل شهر مع رصيد يومية الصندوق التي ينظمها أمين الصندوق.

تنجز موازين المراجعة لكل شهر قبل منتصف الشهر التالي حيث تعرض على المجلس للاطلاع وتعتمد بعد تصديق المحاسب القانوني عليها.

يقصد بالجرد السنوي وقيود التسوية ما يلي: 1ـ حصر موجودات الجمعية الثابتة والمنقولة. 2ـ تثبيت قوائم الجرد السنوي بعد التصديق عليها من قبل المجلس في دفتر الجرد والميزانيات. 3ـ تتناول قيود التسوية النفقات والواردات العائدة للسنة المالية التي لم يجر قبضها أو تأديتها حتى نهاية السنة المالية، وتسجل كإيرادات مستحقة لم تحصل ونفقات مستحقة لم تدفع. 4ـ تحسب الاستهلاكات اللازمة عن الأموال الثابتة والمنقولة وفق النسب المئوية التالية وحسب طريقة القسط الثابت: أ ـ مباني الإدارة 5% ويجوز بموافقة الهيئة العامة إلغاء هذه النسبة أو تعديلها. ب ـ الأثاث والمفروشات 10%. ج ـ مصاريف التأسيس 20%. د ـ السيارات والآليات 10%. هـ ـ الأدوات والعدد 15%.

تتألف الحسابات الختامية من: 1) حساب المشاريع. 2) حساب الأرباح والخسائر. 3) حساب التوزيع. وفيما يلي شرح هذه الحسابات: 1ـ حسابات المشاريع: رغم أن حساب المشروع يفتح في السجلات المحاسبية عند المباشرة به كحساب إجمالي في دفتر الأستاذ العام وتساعده حسابات فرعية ومشتقة وفقًا لما ورد في المواد 5 و6 و7 من هذا النظام، فإن إغلاق هذا الحساب يتم عند إنجاز المشروع سواء كان ذلك أثناء الدورة المالية أو في نهايتها. وفي نهاية الدورة المالية تتضح صورتان لهذا الحساب كما يلي: أ ـ مشاريع تامة، وهي المشاريع التي تم إنجاز جميع مراحلها وجرى تحميلها بجميع النفقات المباشرة وغير المباشرة ويقفل حسابها بحساب المساكن الجاهزة الذي يظهر في الميزانية العمومية إذا لم يتم توزيع وحدات هذا المشروع على الأعضاء تحت عنوان عمليات جاهزة. ب ـ مشاريع قيد التنفيذ، وهي المشاريع التي لم تنجز بعد مستوجبة التدوير إلى حسابات العام التالي، وهذه المشاريع تحمل بما يصيبها من النفقات الإدارية ورصيدها يظهر في الميزانية العمومية تحت عنوان مشاريع قيد التنفيذ. 2ـ حساب الأرباح والخسائر: وينظم في نهاية الدورة المالية للوصول إلى نتائج أعمال الجمعية خلال هذه الدورة، والجانب المدين والدائن من هذا الحساب موضح في النموذج المرفق مع هذا النظام. 3ـ حساب التوزيع: هو الحساب الذي يظهر فيه الفائض المرحل من حساب الأرباح والخسائر موزعًا حسب ووفق النموذج الملحق.

1) يجب أن تظهر الميزانية العمومية والتي تنظم في نهاية الدورة المالية حقيقة المركز المالي للجمعية وفقًا للأصول المتعارف عليها والتفصيل الوارد في المنهاج المحاسبي الملحق بهذا النظام. 2) يرفق بالميزانية العمومية والحسابات الختامية كافة الكشوف والملاحق التي تفسر وتوضح ما ورد فيها مجملًا. 3) يجب أن يتم تنظيم الحسابات الختامية والميزانية العمومية قبل نهاية الشهر الثالث من كل عام عن الدورة المالية المنصرمة.

يجري تقويم المواد الإنشائية وغيرها أثناء الجرد السنوي بقيمتها الدفترية.

على مدقق الحسابات أن يضع برنامجًا لعملية التدقيق والمراجعة وعليه المصادقة على موازين المراجعة الشهرية.

يجب أن تشمل مراجعة الحسابات فحص دفاتر الجمعية ومستنداتها وحساباتها وجرد الصندوق ومستودعاتها واعتماد ميزانيتها.

يضع مدقق الحسابات تقريرًا شاملًا عن حالة الجمعية المالية ويرسل نسخة عن هذا التقرير إلى المجلس لعرضه على الهيئة العامة العادية السنوية، وأخرى إلى الاتحاد، ونسختين إلى الوزارة.

يتم تعيين المحاسب المكلف بمسك محاسبة الجمعية ويحدد تعويضه الشهري من قبل المجلس.