12 · مادة 12

يمارس المكتب مهامه واختصاصاته المحددة له من خلال الدوائر التالية: أ- دائرة النقل. ب- الدائرة الإدارية والمالية. 1- دائرة النقل: ويتولى رئاستها عامل من الفئة الأولى وتشمل: أ- شعبة النقل الداخلي والخارجي ويتولى رئاستها عامل من الفئة الثانية ومهامها: 1- تسجيل السيارات الشاحنة على الدور المتسلسل في سجل خاص وعلى الحاسوب. 2- الاحتفاظ برخصة سير السيارة. 3- منح السيارة تذكرة تسجيل حسب الأصول إثباتاً للتسجيل. 4- مسك سجلات لتسجيل السيارات على الدور المتسلسل وعلى الحاسوب وفق سجل الخط الداخلي. 5- تعلن الجداول بتسلسل أدوار السيارات المسجلة والباقية على سجل الدور المتسلسل وعلى الحاسوب ولكل خط على حدة في الساعة الثامنة من صباح كل يوم. 6- تلقي طلبات التحميل من جهات القطاع العام بموجب كتب رسمية أو بهواتف مسجلة أو بالفاكس أو بحضور مندوبين عن هذه الجهات معتمدين أصولاً. 7- تسجيل كافة الطلبات في سجل خاص وعلى الحاسوب تذكر فيه المعلومات التالية: - اسم الشاحن. - مركز التحميل. - مقصد الحمولة. - نوع الحمولة ووزنها. - نوع ومواصفات السيارة المطلوبة. 8- عرض الحمولات كافة بواسطة الإذاعة مباشرة على الناقلين. 9- بعد تحديد السيارة صاحبة الحق بالحمولة يقطع لها تذكرة التحميل الأصولية وتدون فيها المعلومات وفق ما هو وارد في طلب الشاحن. 10- بعد تحميل السيارة تقطع لها تذكرة مرور وفقاً لفئتها ووفق المعلومات الواردة في تذكرة التحميل وبعد التأكد من أن الحمولة منسجمة مع تذكرة التحميل. 11- فرز عدد من السيارات المسجلة على الدور المتسلسل في المكتب وفقاً لدورها ولمدة محددة يعود تقديرها لإدارة المكتب على أن لا تتجاوز شهراً واحداً في سائر الأحوال وتستبدل بغيرها من الدور المتسلسل أيضاً عند قيام الضرورة وحالة الاستمرار في النقل وتقطع لهذه السيارات تذاكر مرور محملة بواقع عشرين تذكرة شهرياً وذلك للحالات التي تستدعي الاستمرار والإسراع في نقل بضائع القطاع العام كمواد تموينية ومنتجات زراعية وغيرها وكذلك تفريغ البضائع من البواخر الراسية في المرافئ. 12- تتولى الشعبة إعداد جداول إحصائية بالحمولات المنقولة عن طريق المكتب للخط الخارجي والخط الداخلي كل على حدة وحسب جنسية السيارة الناقلة تتضمن نوع الحمولة ووزنها ومقصدها والسيارات الناقلة لها ويتم تسجيل كل ذلك على الحاسوب. ب- شعبة المكافحة: ويتولى رئاستها عامل من الفئة الثانية ومهامها: 1- اقتراح تشكيل دورية المكافحة التي يصدر بتشكيلها أمر إداري من المدير. 2- تنظيم عمل دورية أو دوريات المكافحة وتحديد أسلوب عملها وأماكن تواجدها. 3- وضع جداول زمنية لممارسة دورية المكافحة لمهامها والمناطق التي تتمركز فيها لمراقبة السيارات. 4- مراقبة عمل دوريات المكافحة ومدى تقيدها بالأنظمة والتعليمات النافذة. 5- التأكد من صحة تنظيم ضبوط المخالفة من قبل دوريات المكافحة وتدوين جميع المعلومات المطلوبة فيها. 6- فتح سجل بالسيارات الشاحنة المخالفة يدون فيه رقم السيارة المخالفة ورقم وتاريخ الضبط المنظم بالمخالفة وأسماء دورية المكافحة التي ضبطت المخالفة وتسجيل ذلك على الحاسوب. 7- فتح سجل خاص بالمخالفات التي تمت تسوية أوضاعها من قبل أصحاب العلاقة يدون فيه رقم وتاريخ الضبط المنظم بالمخالفة ورقم السيارة ورقم وتاريخ الإيصال المتضمن تسديد قيمة المخالفة وتسجيل ذلك على الحاسوب. 8- إعداد مشاريع الكتب اللازمة إلى إدارة المكتب بالمخالفات المرتكبة من قبل السيارات الشاحنة بهدف إصدار التعميم اللازم بالحرمان، وكذلك إعداد مشاريع الكتب اللازمة بطي الحرمان بعد تسوية وضع المخالفات وتسجيل ذلك على الحاسوب. 9- اقتراح ما يلزم بشأن تطوير وتنشيط عمل دوريات المكافحة بهدف الحد من المخالفات للالتزام التام بالتعليمات النافذة. 2- الدائرة المالية والإدارية: ويتولى رئاستها عامل من الفئة الأولى وتشمل: أ- شعبة الموازنة والحسابات والحركة والخدمات ومهامها: 1- إعداد مشاريع الموازنة السنوية. 2- إعداد مشاريع قطع الحسابات الموازنة العام الماضي. 3- التأشير على مشروعات صكوك عقد النفقة. 4- تصفية النفقات وإعداد مذكرات الصرف والشيكات. 5- مسك حسابات اعتمادات الموازنة والنفقات المعقودة وأوامر الصرف الصادرة والمصروفة ودفاتر شطب الرواتب والأجور والتعويضات وتسجيل ذلك على الحاسوب. 6- مراقبة مستودع اللوازم والمواد مع عدم الإخلال بمسؤولية أمين المستودع وفق الأنظمة النافذة. 7- تحقيق ومتابعة تحصيل الإيرادات العائدة للمكتب ومسك حساباتها. 8- إبراء ذمة العاملين بعد إجراءات معاملات الاستلام والتسليم بينهم. 9- اقتراح تشكيل لجنة الشراء المباشر ويصدر بتشكيلها أمر إداري من المدير. 10- تأمين تنقلات العاملين من والى مواقع العمل في بداية الدوام الرسمي وانتهائه. 11- تأمين مبيت وسائل النقل العائدة للمكتب. 12- تأمين تجديد ترخيص وسائل النقل العائدة للمكتب وكل ما يتعلق بذلك. 13- تأمين الحراسة والمناوبة ووسائل الوقاية من الحريق والأخطار. 14- الإشراف على شؤون المركبات العائدة للمكتب وتأمين جاهزيتها وفتح الأضابير والسجلات اللازمة لهذه المركبات وتسجيل ذلك على الحاسوب. 15- وضع برامج الصيانة الدورية لسيارات الخدمة وتنظيم طلبات الشراء والصيانة والإصلاح لهذه السيارات وكذلك للسيارات المخصصة. 16- معالجة مواضيع الحوادث التي تتعرض لها سيارات المكتب. 17- تنظيم بيانات سنوية عن تكاليف صيانة وإصلاح السيارات سواء كانت لكل سيارة على حدة أو لجميعها موزعة على بنود مفصلة وتسجيل ذلك على الحاسوب. 18- تأمين حاجيات المكتب من وقود المركبات ووقود التدفئة. 19- مراقبة وتحديد معدلات استهلاك السيارات من الوقود ومسك قيود محاسبة المحروقات حسب الأصول. 20- تأمين النظافة الدورية لمباني المكتب والمكاتب الفرعية ومراكز المراقبة التابعة له. 21- تأمين أعمال الصيانة الدورية لمباني المكتب وشبكاته المختلفة كهرباء - مياه – صرف - تدفئة وغيرها. 22- تأمين أعمال الإصلاحات الطارئة للمباني. 23- تأمين صيانة وإصلاح الأثاث في مباني المكتب. 24- تنظيم وتوزيع العمل بين السائقين. 25- القيام بالأعمال الأخرى التي تكلف بها والمتفرعة عن اختصاصها. ب- الشعبة الإدارية ومهامها: 1- تنظيم سجلات وبطاقات وأضابير كافة العاملين وما يتعلق بشؤونهم وتسجيل ذلك على الحاسوب. 2- إحالة أية مشاريع صكوك أو كتب ذات أثر مالي إلى شعبة الموازنة والحسابات والحركة والخدمات للتوقيع عليها. 3- تنظيم الصكوك والكتب المتعلقة بالعاملين تعيين - ترفيع - نقل كندب - إنهاء خدمة - مكافآت - إجازة بلا أجر - الإجازات الأخرى وفقاً للأنظمة النافذة وتسجيل ذلك على الحاسوب. 4- إعداد البيانات المتعلقة بإحصاء القوى العاملة وتسجيل ذلك على الحاسوب. 5- إعداد جداول بأسماء العاملين مستحقي علاوة الأجور الدورية وتسجيل ذلك على الحاسوب. 6- تنظيم بطاقات ذاتية للعاملين وتسجيل ذلك على الحاسوب. 7- تنظيم أضابير العاملين كافة التي تحفظ فيها كافة الوثائق والثبوتيات والصكوك والمستندات وكافة المعلومات المتعلقة بالعاملين وتسجيل ذلك على الحاسوب. 8- تنظيم ومسك سجل خاص بالملاك العددي وإعداد البيانات المتعلقة بالوظائف الشاغرة وتسجيل ذلك على الحاسوب. 9- إعداد ما يلزم من البيانات بشأن من تنتهي خدماتهم من العاملين لإتمامهم السن القانوني. 10- دراسة كافة المعاملات المتعلقة بأمور العاملين وفقاً للأنظمة والتعليمات النافذة. 11- اقتراح ما يلزم بشأن إعادة النظر بالملاك طي وظائف أو إضافة وظائف في ضوء توجيهات المدير وما تتطلبه طبيعة العمل. 12- إعداد مشاريع التكليف بالعمل الإضافي في ضوء الحاجة. 13- العمل على اتخاذ الإجراءات اللازمة لحالات الانقطاع عن العمل والتأخير والمغادرة بدون إذن... الخ. 14- اقتراح ما يلزم من أجل تنمية وتطوير العاملين وتدريبهم.