52
أ- تحدث دائرة في كل مؤسسة عامة أو شركة عامة أو منشأة عامة تسمى دائرة حفظ المستندات المالية ترتبط بمدير الشؤون المالية ، وتحدد مهامها في النظام الداخلي ويتعلق عملها بشكل أساسي في الأمور التالية : 1- حفظ أوامر الصرف ومستنداتها بعد تصفية النفقات وتسجيلها في السجلات لدى مديرية الحسابات . 2- حفظ نسخ عن الموازنات التقديرية الموافق عليها من قبل وزارة المالية . 3- حفظ نسخ عن الميزانيات الختامية والقوائم المالية والتقارير الدورية التي ترفعها مديرية الشؤون المالية للمدير العام. 4- حفظ نسخ عن الميزانيات الختامية والقوائم المالية الصادر بها قرار قبول ونسخ عن التقارير التي ينظمها الجهاز المركزي للرقابة المالية وإجابات مديرية الشؤون المالية ومديرية الحسابات عليها أو أي مديرية أخرى . 5- حفظ نسخ عن جلسات إبراء ذمة رئيس وأعضاء مجلس الإدارة أو اللجنة الإدارية حسب الحال . ب- تقوم هذه الدائرة بالتأكد من وجود مستندات عقد تصفية وصرف النفقة وصحة تسجيلها على حساباتها المناسبة قبل حفظها كما تقوم بطلب استدراك أي نواقص من الثبوتيات المذكورة بأمر التصفية والصرف ج- تقوم هذه الدائرة بتسليم أوامر الصرف المطلوبة بدفتر ذمة يحدد فيه عدد المستندات وأنواعها وتاريخ استلامها وتعمل على إعادتها عند الانتهاء من الغاية التي أدت إلى استعارتها . د- يقوم مفتشو الجهاز المركزي للرقابة المالية عند تدقيقهم لأعمال المؤسسة العامة أو الشركة العامة أو المنشأة العامة بالطلب من هذه الدائرة تأمين أوامر الصرف ومستنداتها والموازنات التقديرية والميزانيات الختامية والقوائم المالية.